Cómo hacer el inventario de la ferretería sin cerrar el local

Fin de año es el momento clásico para hacer inventario en la ferretería: cerrás el ejercicio, el contador te pide el valor del stock y vos querés saber de una vez cuánta mercadería tenés de verdad. El problema es que en una ferretería hay miles de artículos chicos, muchos sueltos o por unidad, y la idea de contar todo da miedo. Te contamos cómo hacerlo ordenado, sin cerrar el local una semana y sin terminar con números que no sirven.

Para qué sirve hacer inventario (además de cumplir)

• Saber cuánta plata tenés parada en las estanterías y en qué artículos.
• Detectar diferencias: faltantes, roturas, errores de carga, mercadería que salió sin facturar.
• Corregir el stock del sistema para que las compras y los pedidos a proveedores sean confiables.
• Encontrar mercadería que no rota y decidir qué hacer con ella antes de que pierda valor.

Antes de contar: la preparación es la mitad del trabajo

1. Elegí cuándo

Lo ideal es un día de poco movimiento o fuera del horario de atención. Si no podés cerrar, contá por sectores en distintos días (ver más abajo) y congelá el movimiento de cada sector mientras lo contás.

2. Ordená antes de contar

Juntá cada artículo en su lugar: los tornillos mezclados en una caja, las mechas sueltas en el mostrador, lo que quedó en el depósito sin acomodar. Contar desordenado es contar dos veces o no contar.

3. Dividí la ferretería en zonas

Armá un plano simple: góndola 1, góndola 2, pared de herramientas, bulonería, depósito, vidriera. Cada zona se asigna a una persona y se cuenta completa antes de pasar a la siguiente. Marcá con un papel o cinta lo que ya se contó.

4. Definí cómo se cuenta lo chico

Para bulonería y artículos por unidad, no cuentes uno por uno: pesá. Pesá 50 unidades, calculá cuántas entran por kilo y pesá el resto. Para cajas cerradas, contá cajas y multiplicá. Lo importante es que todos usen el mismo criterio.

El día del conteo

• Trabajá de a dos: uno cuenta y otro anota (o escanea). Se equivocan mucho menos.
• Usá el lector de código de barras si tus artículos lo tienen: cargar con lector es más rápido y evita errores de tipeo.
• Contá sin mirar el stock del sistema. Si el que cuenta sabe cuánto "debería" haber, tiende a confirmar ese número.
• Separá lo dañado o vencido (selladores, pegamentos, pinturas) y anotalo aparte.
• Cuidado con lo que está en tránsito: pedidos armados para clientes, mercadería de proveedores sin ingresar, presupuestos reservados.

Inventario por sectores: la opción que no te obliga a cerrar

Muchas ferreterías hacen un inventario rotativo: cada semana cuentan una familia (esta semana bulonería, la próxima electricidad, después plomería). Así, en pocos meses recorrieron todo el local, el stock queda siempre corregido y nunca hay que cerrar. Empezá por las familias de más valor o las que más diferencias te dan.

Después del conteo: comparar y corregir

1. Compará lo contado contra el stock del sistema y listá las diferencias.
2. Recontá los artículos con diferencias grandes antes de ajustar. Muchas veces el error está en el conteo.
3. Buscá la causa: ventas sin registrar, ingresos de proveedores mal cargados, devoluciones, unidades de medida confundidas (caja vs. unidad).
4. Ajustá el stock en tu sistema con un motivo claro, para que quede registrado.
5. Valorizá el inventario al costo para el contador.

Errores que más se repiten

• Contar en horario de atención sin frenar el movimiento del sector.
• Mezclar unidades: un artículo que se compra por caja y se vende suelto.
• No contar el depósito "porque ya se sabe lo que hay".
• Ajustar todo de golpe sin recontar.
• Hacer inventario una vez por año y no volver a mirar el stock hasta el año siguiente.

Que el próximo inventario sea más fácil

El mejor inventario es el que da pocas diferencias, y eso pasa cuando todo lo que entra y sale queda registrado en el día a día. Si querés ver cómo un sistema de gestión pensado para ferreterías te ayuda a llevar el stock al día, probá gratis la demo de FerreXpress. Y si tenés mercadería que no se mueve, leé también nuestra nota sobre stock inmovilizado en la ferretería.